Cienie i blaski organizacji eventów dla klientów biznesowych i indywidualnych

Od niedawna branża eventowa w Polsce przeżywa prawdziwe oblężenie. Imprezy firmowe, wyjazdy integracyjne, koncerty, wesela, jubileusze – takich eventów w kalendarzach eventowych co roku tylko przybywa. Aby być w pełni zadowolonym z każdego eventu, jego przygotowanie warto powierzyć profesjonalistom, czyli agencji eventowej.

Organizacja eventów

Z usług agencji eventowych korzystają zarówno firmy, jak i osoby indywidualne, które pragną w pełni profesjonalny sposób zorganizować swój event. Ale niezależnie, czy jest to klient biznesowy, czy klient indywidualny - każdy event manager lub agencja eventowa dążą do tego, aby event zorganizować na najwyższym poziomie, dostosowany do indywidualnych wymagań i oczekiwań. Jednak trzeba liczyć się z tym, że za tym idealnym efektem końcowym kryją się ciężka praca, cienie i blaski.

Eventy dla klienta biznesowego

Powodów do zorganizowania eventu dla klienta biznesowego jest dużo: budowanie świadomości marki, tzw. PR, wsparcie sprzedaży, edukacja konsumenta w zakresie swoich produktów, pozyskiwanie kontaktów sprzedażowych, zaangażowanie konsumenta oraz wprowadzenie nowego produktu. To właśnie od celu zależy, jaki event zostanie zorganizowany, np. gala, jubileusz, impreza firmowa czy wyjazd integracyjny…

Tutaj agencja eventowa ma naprawdę szerokie pole do popisu, które pozwala jej klientom wcielić w życie niemal każdy pomysł oraz przekształcić go w niezapomniane wydarzenie. Event managerowie starają się pozytywnie zaskoczyć, wykazać się pomysłowością i kreatywnością, co sprawia ogromną frajdę dla nich. To jest właśnie niewątpliwy plus, który docenia wielu klientów. Bo wiadomo, im więcej dobrych eventów agencja zorganizuje, tym więcej ma klientów z polecenia, co przekłada się również na rozwój nie tylko samej agencji, ale również pracowników.

Jednak nie każdy przedsiębiorca rozumie to, że event to nie tylko koszt, a również inwestycja. Minusem jest np. cena usługi. To, czy event się uda i cel zostanie osiągnięty, zależy też od budżetu imprezy, ponieważ w parze z niską kwotą idzie zazwyczaj kiepska jakość wykonania. Bardzo często jednak budżet do wydania jest ustalony z góry i agencje muszą ofertę dopasować do potrzeb klienta.

Minusów jest więcej. Nie ma agencji eventowej, która byłaby w stanie zorganizować event wyłącznie własnymi siłami. Niezbędne jest podnajmowanie podwykonawców: transport, nagłośnienie, atrakcje, catering… I chociaż agencje eventowe zazwyczaj dobierają właściwych podwykonawców, współpracując z nimi od lat, to jednak zdarza się, że któryś z podwykonawców zawiedzie i wtedy agencja musi sprostać temu wyzwaniu, i szybko sięgnąć po alternatywę lub plan B. A opuszczenie jakiegoś elementu lub jego nieprawidłowa realizacja mogą być podstawą do obniżenia wynagrodzenia lub do naliczenia kary umownej.

Eventy dla klienta indywidualnego

W przypadku imprezy dla klienta indywidualnego celebrowanie często bywa jedynym celem. A więc zazwyczaj po takim evencie, a nawet już w trakcie czujemy się doceniani. Wtedy takie podziękowania działają jako zachęta.

Także wielkim plusem organizacji eventów dla klientów indywidualnych jest proces decyzyjny - dokonują własnego i najczęściej szybkiego wyboru. Decyzje podjęte w relacji z klientem biznesowym wymagają większej dbałości i czasu.

Na eventach prywatnych często agencje eventowe mogą pokazać swoją siłę wewnętrzną. Oceniają to przede wszystkim zaproszeni goście - jak zostali ugoszczeni i dopieszczeni na takim evencie. A na koniec eventu nie ma nic wspanialszego niż podziękowania i miłe komentarze dotyczące Twojej pracy i starań. Coś w tym nawet jest, bowiem jak Cię widzą, tak Cię piszą.

Doświadczona agencja eventowa dobrze wie, co robić, aby osiągnąć zamierzony efekt i zrealizować plan według ustaleń z klientem. Tutaj ważne jest, aby mieć plan, koordynować, pilnować…. Ale nawet gdy agencje czuwają nad przebiegiem całego przedsięwzięcia, zdarzają się rzeczy nieprzewidziane. Zepsuł się mikrofon, skrzypce nie dojadą na czas, zwiędły kwiaty? Każdy problem to problem organizatorów! Choroby pracowników lub awarie sprzętowe – też się zdarzają! A agencje eventowe muszą temu oczywiście sprostać. Ważne wtedy do organizacji eventów podejść projektowo, a nie jak do imprezy do zaliczenia.

Powyższe wymienione przez nas elementy to jedynie kropla w morzu, jeśli chodzi o organizację eventu! Skala wydarzenia wymaga poświęcenia nie tylko wszystkich sił, a także czasu na zrealizowanie zadania – czasem nawet 24 h na dobę to za mało.

Opracowała:
Magdalena Wąs
Izar Events Agencja Eventowa